Việc thực hiện lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) được thực hiện theo Điều lệ công ty. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì thực hiện theo quy định pháp luật về doanh nghiệp như sau:
Thẩm quyền
Hội đồng quản trị (HĐQT) thực hiện lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản khi xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;
Thời gian thực hiện:
HĐQT chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo Nghị quyết ĐHĐCĐ, các tài liệu giải trình dự thảo. Và gửi đến tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết chậm nhất 10 ngày trước thời hạn phải gửi lại phiếu lấy ý kiến.
Thực hiện:
– Lập danh sách cổ đông gửi phiếu lấy ý kiến bằng văn bản
Danh sách cổ đông gửi phiếu lấy ý kiến bằng văn bản được lập dựa tên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Việc lập danh sách không được sớm hơn 05 ngày trước ngày gửi phiếu.
– Gửi phiếu ý kiến
Phiếu lấy ý kiến được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông. Đồng thời có thể đăng trên trang thông tin điện tử của công ty
– Nội dung phiếu lấy ý kiến bằng văn bản:
+ Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
+ Mục đích lấy ý kiến;
+ Hộ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ CCCD, Giấy CMND, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của cổ đông là cá nhân. Tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở của công ty là tổ chức. Số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông.
+ Vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua;
+ Phương án biểu quyết bao gồm tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
+ Thời hạn phải gửi về công ty phiếu lấy ý kiến đã được trả lời
+ Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch HĐQT và người đại diện theo pháp luật của Công ty;
Trả lời phiếu lấy ý kiến.
Cổ đông gửi phiếu trả lời theo một trong các hình thức sau:
+ Gửi thư. Cần có chữ ký của cổ đông
+ Gửi fax, hoặc thư điện tử.
Phiếu lấy ý kiến gửi về công ty sau thời hạn đã xác định hoặc đã bị mở hoặc tiết lộ là không hợp lệ. Phiếu lấy ý kiến không được gửi về được coi là phiếu không tham gia biểu quyết.
Kiểm phiếu
HĐQT tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến của Ban kiểm soát hoặc cổ đông không nắm giữ chữ vụ quản lý công ty..
Biên bản kiểm phiếu được gửi đến các cổ đông trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu hoặc đăng tải lên trang thông tin điện tử của Công ty
Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời, biên bản kiểm phiếu, nghị quyết và tài liệu liê quan gửi kèm được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.