Điều lệ Công ty quy định thủ tục thông qua Nghị quyết của Hội đồng thành viên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản. Trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định thì sẽ thực hiện theo quy định pháp luật về doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
1. Thẩm quyền:
Chủ tịch HĐTV quyết định việc lấy ý kiến thành viên HĐTV bằng văn bản thông qua quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền;
2. Thực hiện:
Chủ tịch Hội đồng thành viên có trách nhiệm tổ chức việc soạn thảo, gửi các báo cáo, tờ trình về nội dung cần quyết định, dự thảo nghị quyết và phiếu lấy ý kiến đến các thành viên HĐTV.
Nôi dung phiếu lấy ý kiến:
+ Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính;
+ Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy CMND, Hội chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác, tỷ lệ phần vốn của thành viên HĐTV;
+ Vấn đề cần lấy ý kiên và ý kiến trả lời tương ứng theo thứ tự tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
+ Thời hạn cuối cùng phải gửi phiếu lấy ý kiến về công ty;
+ Họ, tên, chữ ký của Chủ tihj HĐTV;
Phiếu lấy ý kiến có nội dung đầy đủ, có chữ ký của thành viên công ty và được gửi về công ty trong thời hạn quy định được coi là hợp lệ;
3. Kiểm phiếu:
Chủ tịch HĐTV tổ chức việc kiểm phiếu, lập báo cáo và thông báo kết quả kiểm phiếu, quyết định được thông qua đến các thành viên trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc thời hạn mà thành viên phải gửi ý kiến về công ty.
Báo cáo kết quả kiểm phiếu có giá trị tương đương bản họp Hội đồng thành viên