Họp Hội đồng quản trị được thực hiện theo quy định pháp luật về doanh nghiệp như sau:
Thẩm quyền triệu tập họp:
HĐQT có thể họp định kỳ hoặc bất thường.
Chủ tịch HĐQT phải triệu tập họp HĐQT trong các trường hợp sau:
+ Có đề nghị của Ban kiểm soat hoặc thành viên độc lập;
+ Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;
+ Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên điều hành của HĐQT;
+ Các trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.
Đề nghị được lập bằng văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của HĐQT.
Thực hiện họp
Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập họp HĐQT phải gửi thông báo mời họp chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác.
Nội dung thông báo mời họp:
+ Thời gian, địa điểm họp;
+ Chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định.
Gửi kèm tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên
Thông báo mời họp được gửi bằng bưu điện, fax, thư điện tử hoặc phương tiện khác nhưng đảm bảo đến địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.
Thông báo mời họp được gửi tới các Kiểm soát viên . Các kiểm soát viên có quyền dự họp, thảo luận nhưng không được biểu quyết
Điều kiện tiến hành họp
Cuộc họp HĐQT được tiến hành khi có từ 3/4 tổng số thành viên trở lên dự họp. Trường hợp không đủ số thành viên tham dự, triệu tập lần hai trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp triệu tập lần thứ hai được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên HĐQT dự họp
Biểu quyết:
Thành viên HĐQT thực hiện quyền biểu quyết qua các hình thức:
+ Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
+ Ủy quyền cho người khác đến dự họp. Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp nếu được đa số thành viên HĐQT chấp thuận;
+ Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc hình thức tương tự;
+ Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.
Thông qua Nghị quyết
Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết của HĐQT được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch HĐQT.